技嘉科技如何透過 RPA 簡化資料管理，自動化資料處理？
國際級企業技嘉科技 GIGABYTE 以尖端的電腦硬體製造技術聞名，在節奏快速的數位環境中，不斷尋找能夠簡化流程、提高效率，並維持高度準確性的解決方案。技嘉在管理跨多個部門的大量數據方面面臨挑戰，為了因應這些挑戰，技嘉導入機器人流程自動化（RPA），將其資料管理流程自動化。本文將探討技嘉如何利用 RPA 來簡化複雜的資料流程，節省大量員工時間，並產生即時、準確的數據報表。
挑戰：資料整合的複雜性
技嘉作為產業中的技術領頭羊，背後的數據處理需求複雜且多樣化。公司的財務與營運團隊每天需處理上千筆記錄，且每筆記錄都需要人工整理和分析，其中最耗時的任務是每天將跨部門的表單資料彙總並編製完成。這個過程通常耗費員工好幾個小時，來下載檔案、設定篩選條件、以及運用複雜的邏輯來提取與整合數據。此外，還需要在表單中加上公式、特定格式與顏色，以符合報表的規範。
技嘉的資料管理流程包含 6 個主要步驟：
- 根據當前時間，編製人員監控表單
- 進到公司內部網站下載所需檔案
- 設定相關的資料篩選條件
- 萃取並彙整出所需要的資料（此段邏輯複雜，是最耗時的部分）
- 進行表單中的公式填寫與特定顏色設定
- 根據時間再將資料進行最終的彙整
儘管這個工作流程被規定地非常詳細，但仍有 2 個主要問題：
- 耗時長：每個步驟，尤其是資料提取和彙整，都耗費大量的時間和人力資源。
- 報表不一致：大量的人工操作導致人為錯誤，影響到數據的準確性和一致性。
技嘉意識到他們需要一個解決方案，來簡化這個複雜的流程，提升資料品質與準確性。
解決方案：導入 RPA，實現自動化資料管理
技嘉團隊了解到 RPA 可以在資料管理自動化方面提供很大的幫助。透過整合 RPA 機器人，技嘉能夠自動執行重複且耗時的步驟，解放勞力與時間，讓員工能專注於更高價值的工作。技嘉透過導入 RPA，徹底自動化了技嘉資料整合的 6 個主要步驟：
- 自動生成表單：透過 RPA，人員監控表單會依據設定好的時間間隔自動生成，節省了每星期好幾個小時的人力。
- 從內部網站下載檔案：技嘉的 RPA 機器人能登入公司系統，自動導航到特定位置下載文件。不只消除了手動提取檔案的重複任務，也確保檔案提取的正確性。
- 設定篩選條件：透過 RPA，機器人能夠將特定篩選條件套用到資料上，免除員工手動設定篩選器和查詢資料所花費的時間。這樣的自動化實現了更準確的資料篩選，也確保每個報表中預定義條件的一致性。
- 複雜資料的萃取與整合：這是 6 個步驟當中最關鍵的一個，涉及多個檔案中數據的檢查與比較，其中包括大量原始數據。技嘉以往透過手動處理這個複雜過程，既耗時又容易出錯。RPA 機器人簡化了這個流程，並自動交叉比對與彙整不同來源的資料。這個流程的自動化大幅減少了數據處理時間，同時顯著提高了資料的準確性。
- 填入公式與顏色：在最後階段，技嘉的 RPA 機器人可以依據條件插入公式和格式，在表單中提供清晰、易讀的數據。此功能不僅節省了員工的時間，還提升了易讀性和一致性，使團隊更容易解讀數據並根據數據採取行動。
- 資料彙整排程：透過設定自動化時間表，技嘉的 RPA 機器人可以每小時執行一次最終資料彙整。這使得即時報表成為可能，並在無需員工額外操作的條件下，為管理層提供了不斷自動更新的營運狀況總覽。
RPA 導入成果：提升資料處理效率並節省時間
導入 RPA 以來，技嘉的資料管理流程獲得顯著改善。主要好處包含：
- 處理時間減少 90%：以往需要好幾個小時才能完成的事情，縮短到只需幾分鐘即可完成，從而解放員工時間來執行其他更重要的任務。
- 提升準確性：透過免除手動資料處理，RPA 最大限度地減少了人為錯誤，從而產生更乾淨、可靠的資料。
- 增強的數據可用性：自動排程的 RPA 工作流程，確保資料始終是最新的，使技嘉的決策者能夠根據最新資訊做出即時決策。
- 提升員工滿意度：隨著 RPA 接手重複性任務，技嘉的員工可以專注於策略活動，提升工作滿意度和整體生產力。
RPA 對技嘉營運的其他影響
技嘉導入 RPA 後，除了幫助到資料管理之外，還在整個組織中產生了連鎖反應：
- 可規模化：RPA 使技嘉能夠更輕鬆地擴張營運規模，而無需僱用額外的人員來處理增加的資料量。隨著業務的成長，RPA 將繼續支撐不斷擴張的工作流程。
- 即時洞察以做出更好的決策：存取即時數據使技嘉領導團隊能夠快速做出明智的決策。在競爭激烈、變化快速的技術產業中，敏捷反應的能力往往對成功有決定性的影響。
- 資源最佳化：透過自動化數據彙整，技嘉優化了人力資源的使用效率，使員工能夠專注於創新和客戶服務，而不是日常重複性工作。
為什麼 RPA 是你資料管理的好夥伴
對於像技嘉這樣需要大規模資料管理的公司來說，RPA 帶來了極大的好處：
- 一致性和可靠性：RPA 確保每項任務每次都按照精確的規範完成，減少差錯並確保資料報表始終可靠。
- 無縫整合：RPA 機器人可以輕鬆地與現有軟體系統（例如內部網站和資料管理平台）整合協作，轉型過程保證順暢。
- 靈活性和適應性：隨著業務需求的變化，RPA 機器人可以重新編寫或擴展，以適應新的流程或資料量，確保長期的可用性。
對於在處理大量複雜數據上面臨類似挑戰的企業，技嘉的故事展示了 RPA 如何徹底改變流程、節省時間、提升細節的準確性和員工生產力。隨著 RPA 加入技嘉擴拓展事業的旅程，我們可以明顯看到自動化在現代以數據驅動的商業世界中，將是你不可或缺的寶貴夥伴。
