IsCoolLab

Cách Gigabyte Tối Ưu Quản Lý Dữ Liệu với Tự Động Hóa ( RPA )

Trong bối cảnh kỹ thuật số phát triển nhanh chóng ngày nay, các doanh nghiệp toàn cầu như Gigabyte Technology không ngừng tìm kiếm giải pháp để tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và đảm bảo độ chính xác cao. Gigabyte, nổi tiếng toàn cầu với các sản phẩm phần cứng và công nghệ máy tính tiên tiến, đã đối mặt với thách thức trong việc quản lý khối lượng dữ liệu nội bộ lớn từ nhiều phòng ban. Để giải quyết vấn đề này, Gigabyte đã triển khai Robotic Process Automation (RPA) nhằm tự động hóa quy trình quản lý dữ liệu.Trong câu chuyện thành công này, chúng ta sẽ khám phá cách Gigabyte ứng dụng RPA để đơn giản hóa các quy trình dữ liệu phức tạp, tiết kiệm thời gian cho nhân viên và đảm bảo báo cáo thời gian thực với độ chính xác cao.

Thách Thức : Độ phức tạp của việc hợp nhất dữ liệu

Là một tập đoàn công nghệ hàng đầu, Gigabyte đối mặt với nhu cầu xử lý dữ liệu khổng lồ và đa dạng. Các đội ngũ tài chính và vận hành của công ty phải xử lý hàng ngàn bản ghi mỗi ngày, yêu cầu sự phân tích và tổng hợp cẩn thận. Một trong những nhiệm vụ tốn thời gian nhất là tổng hợp và hợp nhất dữ liệu từ các biểu mẫu hàng ngày trong nội bộ. Quy trình này bao gồm tải xuống tệp, thiết lập bộ lọc, và chạy các thuật toán phức tạp để trích xuất và tổng hợp dữ liệu cần thiết, thường mất hàng giờ làm việc của nhân viên.Ngoài ra, để đáp ứng tiêu chuẩn báo cáo, các biểu mẫu cần được điền công thức, định dạng và áp dụng mã màu cụ thể.

Quy trình quản lý dữ liệu của Gigabyte bao gồm các bước chính như sau:

Tạo và cập nhật biểu mẫu giám sát nhân sự dựa trên thông tin nhạy cảm về thời gian.
Truy cập hệ thống nội bộ của doanh nghiệp để tải xuống tệp dữ liệu.
Áp dụng các tiêu chí lọc cụ thể để xác định dữ liệu liên quan.
Trích xuất và hợp nhất dữ liệu – một quy trình phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian.
Điền công thức và áp dụng mã màu trong biểu mẫu nhằm cải thiện khả năng đọc và chất lượng báo cáo.
Tổng hợp dữ liệu cuối cùng theo các khoảng thời gian báo cáo định kỳ.

Hai thách thức lớn mà quy trình này gặp phải :

Tốn nhiều thời gian: Mỗi bước trong quy trình, đặc biệt là trích xuất và hợp nhất dữ liệu, yêu cầu lượng lớn thời gian và tài nguyên.
Báo cáo không nhất quán: Do khối lượng công việc thủ công lớn, các lỗi do con người thường xuyên xảy ra, ảnh hưởng tiêu cực đến độ chính xác và tính đồng nhất của dữ liệu.

Gigabyte cần một giải pháp giúp đơn giản hóa quy trình phức tạp này mà vẫn đảm bảo độ chính xác và chất lượng dữ liệu.

‍

Giải Pháp: Tối ưu hóa quản lý dữ liệu với công nghệ RPA

Đội ngũ Gigabyte nhận ra rằng RPA có thể mang lại bước ngoặt lớn trong việc tự động hóa các tác vụ quản lý dữ liệu.Thông qua việc tích hợp bot RPA, Gigabyte đã tự động hóa các bước lặp đi lặp lại, tốn kém thời gian, đồng thời giúp nhân viên tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn. Dưới đây là cách Gigabyte áp dụng RPA để cách mạng hóa từng giai đoạn của quy trình hợp nhất dữ liệu:

Tự động hóa tạo biểu mẫu: Với RPA, Gigabyte đã thiết lập các bot để tự động tạo biểu mẫu giám sát nhân sự theo các khoảng thời gian định sẵn. Thay vì phải theo dõi và tạo biểu mẫu thủ công, các bot tự động cập nhật thông tin mà không cần sự can thiệp của con người. Việc tự động hóa quy trình này giúp tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, đồng thời đảm bảo báo cáo chính xác và luôn được cập nhật theo thời gian thực.
Tự động tải tệp từ mạng lưới nội bộ: Các bot RPA của Gigabyte được lập trình để đăng nhập vào cổng thông tin nội bộ của công ty, tìm kiếm và tải xuống các tệp dữ liệu quan trọng. Bước tự động hóa này loại bỏ công việc lặp đi lặp lại của việc truy xuất tệp thủ công, đồng thời đảm bảo rằng các tệp chính xác luôn sẵn sàng cho việc xử lý mà không gặp phải sự cố.
Thiết lập tiêu chí lọc dữ liệu: Với RPA, các bot có thể áp dụng các tiêu chí lọc dữ liệu chính xác, giúp nhân viên giảm bớt thời gian dành cho việc cấu hình bộ lọc thủ công và chạy các truy vấn chọn lọc. Tự động hóa quy trình này giúp Gigabyte đạt được khả năng lọc dữ liệu chính xác hơn và đảm bảo tính nhất quán trong mọi báo cáo.
Trích xuất và hợp nhất các dữ liệu phức tạp: Một trong những giai đoạn quan trọng của Gigabyte là kiểm tra và so sánh dữ liệu từ nhiều tệp, bao gồm dữ liệu thô ( raw data ) với số lượng lớn. Quy trình này, khi làm thủ công, tốn khá nhiều thời gian và dễ gặp sai sót. Do đó RPA đã được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa quá trình hợp nhất dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.
Áp dụ công thức và mã màu: Trong các giai đoạn cuối, bot RPA của Gigabyte có thể tự động điền công thức và mã màu để cải thiện khả năng đọc và tăng tính nhất quán trong các biểu mẫu. Tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên mà còn giúp báo cáo dễ hiểu hơn cho các nhóm làm việc, từ đó cải thiện hiệu quả doanh nghiệp.
Tổng hợp dữ liệu theo lịch trình tự động: Bằng cách thiết lập lịch trình tự động, bot RPA của Gigabyte có thể thực hiện tổng hợp dữ liệu cuối cùng mỗi giờ. Điều này cho phép báo cáo theo thời gian thực và cung cấp cho các nhà quản lý cái nhìn toàn diện, được cập nhật liên tục về hoạt động mà không cần thêm bất kỳ công việc thủ công nào từ nhân viên.

Kết quả: Tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Sau khi triển khai RPA, Gigabyte đã đạt được những cải thiện đáng kể trong quy trình quản lý dữ liệu của mình. Các lợi ích chính như:

Thời gian xử lý giảm 90%: Tự động hóa giúp Gigabyte xử lý và tổng hợp dữ liệu nhanh chóng hơn. Những nhiệm vụ từng mất hàng giờ nay chỉ cần vài phút để hoàn thành, giúp nhân viên có thời gian tập trung vào các công việc cần ưu tiên hơn.
Cải thiện độ chính xác: Nhờ loại bỏ các thao tác dữ liệu thủ công, RPA đã giảm thiểu sai sót của con người, đảm bảo dữ liệu đạt độ tin cậy cao và nhất quán hơn.
Đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng: Các quy trình RPA tự động hóa theo lịch trình giữ cho dữ liệu luôn được cập nhật, giúp đội ngũ lãnh đạo của Gigabyte tiếp cận thông tin chính xác để ra quyết định kịp thời.
Cải thiện trải nghiệm làm việc: Nhờ RPA giải phóng nhân viên khỏi những nhiệm vụ đơn điệu, họ có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào các sáng kiến mang tính chiến lược, giúp nâng cao tinh thần làm việc và hiệu quả hoạt động.

Những thành tựu này chứng tỏ khả năng vượt trội của RPA trong việc nâng cao hiệu quả quy trình dữ liệu của Gigabyte, mở ra cơ hội cải tiến và tự động hóa toàn diện các hoạt động kinh doanh.

‍

RPA và Sự Thay Đổi Toàn Diện trong Hoạt Động của Gigabyte

Ngoài việc quản lý dữ liệu, việc triển khai RPA tại GigaByte đã tạo ra ảnh hưởng tích cực trên toàn tổ chức :

Khả năng Mở Rộng: RPA đã giúp Gigabyte dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động mà không cần tuyển thêm nhân lực để xử lý lượng dữ liệu tăng lên. Khi doanh nghiệp phát triển, RPA sẽ tiếp tục hỗ trợ mở rộng quy trình làm việc.
Thông Tin Thời Gian Thực cho Quyết Định Tốt Hơn: Việc truy cập dữ liệu thời gian thực đã giúp đội ngũ lãnh đạo của Gigabyte đưa ra các quyết định chính xác và nhanh chóng. Khả năng phản ứng linh hoạt này là yếu tố quan trọng trong ngành công nghệ đầy cạnh tranh, nơi mà sự nhạy bén quyết định thành công.
‍Tối Ưu Hóa Tài Nguyên: Tự động hóa quy trình dữ liệu đã giúp Gigabyte tối ưu hóa nguồn lực, cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược thay vì các công việc hành chính.

‍

Tại sao RPA lại là phương pháp hiệu quả cho quản lý dữ liệu ?

Đối với các doanh nghiệp lớn như GigaByte, việc quản lý dữ liệu với quy mô lớn đóng một vai trò quan trọng vì thế RPA còn mang lại những lợi ích vô song:

Tính nhất quán và độ tin cậy: RPA giúp hoàn thành công việc một cách chính xác theo đúng yêu cầu, giảm thiểu sự biến động và giữ cho báo cáo luôn ổn định và đáng tin cậy.
Tích hợp liền mạch: Các bot RPA có thể dễ dàng hoạt động cùng với các hệ thống phần mềm hiện có như các trang web nội bộ và nền tảng quản lý dữ liệu, giúp quá trình chuyển giao diễn ra thuận lợi.
Sự linh hoạt và khả năng thích ứng: Các bot RPA có thể dễ dàng được thiết lập lại hoặc mở rộng để đáp ứng các quy trình mới hay khối lượng dữ liệu lớn hơn khi nhu cầu kinh doanh thay đổi , đảm bảo tính lâu dài và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp gặp phải những thách thức tương tự trong việc quản lý dữ liệu, câu chuyện của Gigabyte cho thấy RPA có thể cách mạng hóa quy trình và mang lại kết quả đáng kể về tiết kiệm thời gian, độ chính xác và năng suất lao động. Khi GigaByte lựa chọn tiếp tục hành trình với RPA, đây cũng là minh chứng rõ ràng cho việc tự động hóa là đối tác quý giá trong việc điều hướng thế giới kinh doanh hiện đại, nơi dữ liệu đóng vai trò quan trọng.